福建事业单位：公文格式规范（一）_事业单位招聘考试网

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　　节公文的文面格式

　　公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。

　　一、公文文面格式的类型

　　1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。

　　2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。

　　规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人(个人)也要签名盖章。有时，有关各方(如必需的中介方、担保方、委托方、主管方)也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定效力，一律视为草稿。

　　3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。

　　二、规范的公文文面格式的作用

　　1.保证公文的完整、正确、庄重，‘是公文性、_有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃;加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。

　　2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。

　　3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。

　　三、公文文面格式的特点

　　公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删;公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样，才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。

　　第二节常用公文写作

　　 一、通告

　　(一)通告的分类

　　1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。

　　2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。

　　(二)通告的写作

　　1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。

　　2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。

　　——通告缘由通常用“为了……，根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。

　　——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。

　　——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。

　　3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。

　　4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。

　　5.注意通告与公告的区别。

　　二、通知

　　(一)通知的特点和用途

　　1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。

　　2.有一定的性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。

　　3.有明显的时效性。

　　通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。

　　(二)通知的分类

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召开会议的通知即会议通知。

　　3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有关人员。

　　5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。

　　(三)通知的基本结构和写法

　　各类通知均可按以下结构来组织全文。

　　1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。

　　2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。

　　3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。

　　正文的结构大体说来，可以有三种写法：

　　总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。

　　归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。

　　篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。

　　4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。

　　(四)撰写各类通知的注意事项

　　1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。

　　例如：

　　四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：

　　9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。

　　一、深化认识。……

　　二、明确任务。……

　　三、突出重点。……

　　四、发动群众。……

　　五、增加投入。……

　　六、确保质量。……

　　七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。

　　一九九六年九月二十四日

　　(印章)

　　(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。

　　总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。